Если это первое письмо от клиента за день – обязательно поздоровайся. Если с момента первого письма прошло пол дня – поздоровайся ещё раз. Лучше сказать «Добрый день!» два раза, чем ни одного
В конце беседы или письма всегда желай хорошего дня, хорошего утра, вечера или выходных. Это элементарная этика
Всегда в письмах называй клиента по имени. Безымянные письма недопустимы
Если отправляешь клиенту файлы, то письмо не может быть без текста. Ты всегда можешь написать: «Иван, как и обещала, отправляю вложением таблицу. Будут вопросы - я всегда на связи»
Слов «пожалуйста» и «спасибо» много не бывает. Идеальное деловое письмо каждый раз заканчивается словом «Спасибо»
При получении любого письма от клиента (за исключением писем в конце переписки с завершающими фразами типа «ок», «спасибо») необходимо ответить клиенту и проинформировать его о получении письма, документов, информации и т.д. Самая грубая ошибка деловой переписки – ситуация, когда твой собеседник шлёт письма «в никуда», не получая ответ. В этом случае, скорее всего, собеседник думает, что ты пропустишь его письмо и задача не выполняется, даже если у тебя работа уже в самом разгаре
Далее нужно сразу сообщить о следующем шаге, то есть о том, что ты будешь делать с полученным письмом/информацией («берём в работу», «начинаю изучать вопрос», «начинаем проводить» и т.д.).
Если клиентом поставлена задача, и «мяч» на нашей стороне – обязательно сообщить клиенту предположительный срок готовности
Всегда объявляй клиенту срок выполнения задачи с небольшим «запасом», то есть чуть больше, чем то время, за которое ты предполагаешь её выполнить. Всегда есть вероятность, что что-то пойдет не так, и тогда этот запас будет очень кстати. Если же ничего форс-мажорного не произойдет – отлично, значит ты представишь результат раньше заявленного срока, а это всегда очень позитивно воспринимается клиентом и положительно влияет на твою репутацию.